議事録作成、講演会録をプロに外注するメリットとは?

By   2016年4月16日

プロに外注するメリット

 

あなたは、会社の会議や講演会ご自分でテープ起こししていらっしゃいますでしょうか。
なぜ音声で記録があるものを、わざわざ文字にするのか、考えたことはありますでしょうか。
音声を文字にするメリットは、次のようなものがあります。

メリット1 保存データが軽くなる

音声や映像のデータは、それだけでものすごくデータ量が大きくなってしまいます。
しかし、文字にすればデータ量が何十分の一になり、たくさんの内容が保存できるのです。

メリット2 検索しやすくなる

「あ、あの人、あの時何言ってたっけ?」という感じで、あとになって内容を振り返りたいことが、よくあります。
音声の中で聞きたい部分にブックマークできればいいですが、音声ではなかなかそうはいきません。
聞きたい音声を探している間にどんどん時間が過ぎていってしまいます。
しかし、文字化してあれば、PCなどで検索すれば一発で探したい所が出てくるのです!
このことは大きく時間の節約に貢献してくれることでしょう。

メリット3 メモを取る負担が減り、内容に集中できる

人数が少ない会議の場合や記録の係を決めていない場合、内容のメモを司会者が取っていることがあります。
しかし、司会をしなければならないうえにメモも取るということになると、負担が大きく、本当の内容とメモした内容にずれが生ずる場合もあります。
内容を録音しておいてあとで文字化するようにすれば、司会者は司会をすることに集中することができ、本当の内容を記録することが可能となります。

メリット4 情報共有することができる

やむを得ず当日会議や講演会などに出席出来ないということは、誰に出も起こり得ます。
でも、内容を文字化しておけば、欠席した人にも内容を共有でき、間違いが少なくなります。

メリット5 プロに任せることで、ほかのやるべきことに集中できる

音声を文字化するということは、簡単なようでいて実はとても手間のかかる作業です。
個人差がありますが、音声を文字化する作業は、プロでも60分音声で数時間はかかります。
素人であれば、数日かかってしまうこともあります。
そこで、プロに任せていただくことであなたの負担を軽くし、やるべきことに集中ができます。
また、負担が減ることで疲れなくて済み、笑顔でいられる時間がきっと増えることでしょう。

もしあなたが
・忙しくてテープ起こしをする時間が取れない
・議事録を作成したいんだけど、PC操作が苦手
・正確な内容で音声内容を文字化できるか自信がない
こんな時、当事務所にご相談ください。
きっと、あなたのお役に立ちます。


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About Kanae Seki

自己紹介 1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。 地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて映像字幕や文書を制作している。 前職の経験を生かし、医療系を得意としている。 趣味は料理、読書。

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